Gestión eficiente de los gastos de viaje, obligará a remitir vía telemática todas las facturas Agencia Tributaria
Sabia Vd....
Gestión eficiente de los gastos de viaje.
Gestión eficiente de los gastos de viaje.
El reciente anuncio por parte de la Agencia Tributaria de la puesta en
marcha del modelo SII (Suministro Inmediato de Información), que obligará a
remitir vía telemática todas las facturas recibidas en un periodo de cuatro
días hábiles, va a representar un reto administrativo muy importante para las
compañías que no automaticen estos procesos.
Sin duda, los más complejos de procesar van a ser los relacionados con los
gastos de viaje (Travel &Expenses.), ya que se generan muchas veces de
forma aleatoria e imprevisible, con proveedores que a menudo no están
certificados, y su origen está distribuido por toda la organización. Aquellas
compañías que no se preparen adecuadamente para el cambio, que entrará en vigor
de aquí a un año, el 1 de enero de 2017, incurrirán en un aumento de gastos
administrativos, pérdidas en las compensaciones de IVA y falta de control sobre
todo el proceso.
¿Cómo podemos entonces prepararnos para solucionar esta nueva vuelta de
tuerca en las exigencias de la Agencia Tributaria? Pues la respuesta dependerá
del volumen global de gastos, la complejidad de estos, el número de empleados
que viajen, etc. Aunque algunas compañías se resignarán y verán cómo aumentan
sus gastos administrativos, para la mayoría de las empresas la solución pasará
por implantar una herramienta de gestión de estos gastos.
Estas aplicaciones ofrecen automatizar la cumplimentación de las
liquidaciones, el control de las políticas de gasto, la auditoría y la
contabilización. Además facilitan considerablemente la recuperación del IVA,
reducen en gran medida la gestión de papel y mejoran el conocimiento global de
este tipo de costes que en la mayoría de las compañías apenas se controlan.
Recientes estudios de mercado estiman que, gracias al control de los gastos y a
sus análisis, estas herramientas pueden reducir de forma directa los gastos de
viaje de la empresa entre un 20% y un 25%.
Pero estas aplicaciones no deben limitarse a automatizar procesos y mejorar
costes, su reto debe ser también lograr que un proceso habitualmente tedioso y
farragoso se convierta, para sus usuarios, en fácil, rápido y agradable de
gestionar. De este modo, no se acumula el trabajo en los cierres contables, con
los consiguientes riesgos de pérdida de documentación, cargas de trabajo,
nervios y molestias. La simplificación de los procesos libera, además, a los
empleados para que se dediquen a tareas que ofrezcan a la empresa un mayor
valor añadido. De este modo, mediante las herramientas de gestión, convertimos
una obligación que es una carga en una oportunidad de mejora en la eficiencia
de la organización. Para conseguirlo, es importante que, a la hora de
seleccionar e implantar una solución de este tipo, la compañía tenga en cuenta
algunas recomendaciones:
Es imprescindible que la solución esté certificada por la Agencia
Tributaria, ya que esto permitirá eliminar el uso del papel en su totalidad.
Los usuarios sólo necesitarán fotografiar los tickets desde un dispositivo
móvil y adjuntarlo posteriormente al formulario de liquidación. Esto evitará
pérdidas y costes relacionados con el transporte y almacenamiento de los
comprobantes.
También es muy importante que la aplicación pueda ser accesible desde
cualquier dispositivo móvil en cualquier sitio, de manera que los procesos de
aprobación y liquidación al usuario sean rápidos. Otro aspecto a tener en
cuenta es que permita la integración de la información de las tarjetas de
crédito corporativas. Esto, al margen de facilitar la liquidación, evita
duplicidades.
Por último, en aquellas compañías donde también se quiera realizar un
control previo del viaje, es preciso que la solución adoptada incorpore el
flujo de aprobación del viaje. De esta forma se podrá consolidar toda la
información del viaje e incluso integrarla con la agencia.
En resumen, tenemos por delante un año de adaptación si queremos llegar a
principios del siguiente en condiciones de cumplir con la nueva exigencia. No
es mucho tiempo, si tenemos en cuenta que los procesos de despliegue de estas
herramientas no son rápidos, ya que son muchos los usuarios que hacen uso de
ellas. La parte positiva es que es la oportunidad para poner orden y control en
una partida de nuestras cuentas de resultados que, de otra forma, es muy
difícil fiscalizar.
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