FACTURA COMO LA HAGO BIEN

Sabia Vd....

Hazme bien la factura

Exija a sus proveedores que sus facturas cumplan todos los requisitos exigidos por la ley. Aunque demuestre la veracidad de la operación realizada, es posible que Hacienda no le deje deducirse el IVA.

Facturas recibidas. Para que su empresa pueda deducirse el IVA, es necesario que las facturas de sus proveedores contengan todos los datos que establece la ley. Es cierto que en la actualidad la mayoría de empresas confeccionan correctamente sus facturas (incluyendo el número de factura, la fecha de expedición, los datos vendedor y del comprador, el tipo impositivo, la base imponible, etc.). ¡Atención! Sin embargo, es habitual que se descuide la descripción de las operaciones facturadas.

Descripción

No deducible. Pues bien, sepa que Hacienda puede rechazar la deducción del IVA soportado en facturas que contengan una descripción genérica, imprecisa o incompletade las operaciones. Apunte. Para que la descripción que aparece en una factura sea correcta, es preciso que a través de ella se pueda ver exactamente qué se está vendiendo, y en caso de una posible comprobación de Hacienda, que ésta pueda verificar que tanto la base imponible como el tipo de IVA que ha sido aplicado en la operación son correctos.

Bienes. Por lo tanto, cuando su empresa efectúe compras de mercancías, compruebe que en la descripción de las facturas aparezca bien detallados cuáles han sido los bienes adquiridos. No acepte, por ejemplo, una factura cuyo concepto sea “Material diverso”. Apunte. Si la lista de productos adquiridos es muy extensa, en lugar de detallarlos todos, también es posible consignar el número de referencia del albarán de entrega. (Si lo hace así, conserve ambos documentos juntos.)

Servicios. Cuando adquiera servicios, exija que en las facturas aparezca una descripción lo más exacta posible de los servicios que le han sido prestados. Apunte.Si la descripción es demasiado genérica, Hacienda tampoco le dejará deducir el IVA. Por ejemplo, no admita una factura en cuya descripción aparezcan los términos “Servicios diversos” o “Por los trabajos realizados”.

Discutible

Comprobación. En cualquier caso, sepa que esta posición tan formalista de Hacienda puede discutirse ante los tribunales. Si su empresa es objeto de una inspección y en ella le niegan la deducción del IVA en alguna factura por la existencia de defectos formales o descripciones demasiado genéricas, no se quede de brazos cruzados.Apunte. Es cierto que la ley obliga a cumplir unos requisitos formales y que no hacerlo constituye una infracción sancionable, pero eso no siempre debe impedir la deducción del IVA soportado.

Tribunales. De este modo, existen pronunciamientos judiciales en los que se ha admitido la deducibilidad del IVA soportado en facturas que no estaban “bien hechas”.Apunte. Los argumentos utilizados en estos casos (y que usted también puede emplear en su defensa) son los siguientes:

o    No admitir la deducción del IVA ataca al principio de neutralidad (según el cual el IVA no debe ser un mayor coste para el empresario).

o    Si mediante otros documentos (el albarán de entrega, el contrato firmado con el proveedor, etc.) se puede justificar el carácter de la operación realizada, el simple incumplimiento formal no puede ser causa suficiente para negar la deducción del IVA.

o    La no deducción del IVA implica, en realidad, una doble imposición (el IVA es soportado por la empresa, a la que no se le permite la deducción, y por el consumidor final a la vez).

Además de controlar que las facturas recibidas cumplen los requisitos formales básicos (número, fecha de emisión, etc.), verifique la descripción que contienen, rechazando aquéllas en las que aparezca una descripción genérica o imprecisa.

Ley antimorosidad. La nueva ley de lucha contra la morosidad ha establecido una reducción progresiva de los plazos máximos de pago. Apunte. Por ejemplo, hasta el 31 de diciembre de 2011, las empresas, en general, no pueden demorar el pago más de 85 días desde la fecha de recepción de las mercancías o de los servicios facturados.

Cada quince días. Pues bien, sepa que dicha ley establece unos requisitos de emisión y envío de facturas diferentes a los de la normativa del IVA. Así, por ejemplo, mientras que la normativa del IVA permite hacer facturas recapitulativas por las operaciones realizadas durante todo un mes natural, la ley de lucha contra la morosidad (con el fin de que el emisor pueda exigir su pago de forma conjunta), sólo deja agrupar las facturas en períodos máximos de quince días. Apunte. En este caso, el plazo máximo de pago de los 85 días empieza a contar desde la mitad de ese período. Por ejemplo, si su empresa agrupa facturas por entregas realizadas entre el día 1 y 15 de diciembre, el cómputo del plazo se iniciará el día 8 de diciembre.

Forma de agrupar las facturas

Dos opciones. La ley antimorosidad le permite agrupar las facturas de dos formas:

o    Agrupar en una única “factura resumen” las entregas realizadas a un mismo cliente durante un plazo máximo de quince días.

o    Hacer un “documento” que agrupe las facturas emitidas dentro de un plazo de hasta quince días, a los simples efectos de exigir su cobro conjunto.

Factura resumen. Cabe entender que la factura resumen puede asimilarse a la factura recapitulativa de la normativa del IVA. ¡Atención! Para ello será necesario que todas las entregas recogidas en ella se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.Apunte. Por ejemplo, si decide agrupar operaciones realizadas durante períodos de quince días, hágalo del 1 al 15 y del 16 hasta final de mes. Si hace una factura resumen por operaciones realizadas entre el 25 noviembre y el 10 de diciembre, no será una factura recapitulativa correcta a efectos de IVA.

Documento. El documento de agrupación de facturas consiste en un escrito dirigido al cliente en el que aparece un detalle de facturas para las cuales se solicita su pago conjunto. ¡Atención! Si opta por enviar este escrito (que no es una factura), igualmente deberá enviar la factura por cada operación, de acuerdo con la normativa del IVA.

Ejemplo

Varias. Su empresa ha hecho varias operaciones en la primera quincena de enero de 2011, y acuerda con su cliente un pago único por su importe total. Apunte. Tendrá dos alternativas:

o    Hacer una factura recapitulativa de las operaciones realizadas en dicha quincena.

o    Enviar al cliente una factura por cada operación y, además, hacerle llegar un documento que las agrupe y en el que aparezcan detalladas, a los simples efectos de su cobro conjunto.

Cada mes. Si hasta ahora su empresa venía haciendo facturas recapitulativas por las entregas realizadas durante todo el mes, plantéese empezar a hacerlas por períodos quincenales dentro del mes natural. Apunte. Así cumplirá tanto la normativa de IVA como la normativa de lucha contra la morosidad, y no tendrá problemas para exigir el cobro en los plazos previstos por dicha ley.

Procure hacer sus facturas recapitulativas por períodos no superiores a quince días. De esta forma se asegurará de que no incumple lo dispuesto en la ley de lucha contra la morosidad.