Sabia Vd....
· Cómo hacer factura electrónica fácil y de forma legal
Una factura en pdf y sin firma
electronica es una factura electrónica pero es necesario saber qué entendemos
por "controles de gestión usuales" y por "pista de auditoría
fiable". La DGT y la AEAT han dado respuesta a estas dos cuestiones
Antaño, la legislación reguladora de las facturas no cambiaba prácticamente
o cambiaba muy poco. Desde que en 1996 se regulara por primera vez la factura
electrónica, se han ido produciendo continuos cambios en esta materia y cada
vez en menos espacio de tiempo, hasta llegar al momento actual en el que la
normativa nos permite confeccionar facturas electrónicas de forma muy fácil y
con todas las garantías legales, siempre, claro está, que lo hagamos de la
forma correcta.
Primero fue la Orden de 22 de marzo de 1996 (LA LEY 1417/1996), que
estableció el Sistema intercambio facturación por medios telemáticos, un
sistema con una complejidad técnica considerable que únicamente permitió que en
España pudieran utilizar la factura electrónica 15 empresas.
Luego vino el Real Decreto 1496/2003 (LA LEY 1812/2003), que aprobó el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación que estableció
tres sistemas válidos de facturación:
· • Los basados en firma electrónica
avanzada generada con certificados electrónicos reconocidos y creada mediante
un dispositivo seguro de creación de firma.
· • Los basados en sistemas de intercambio
electrónico de datos (EDI).
· • Cualquier otro sistema que, previamente
a su utilización, fuera homologado por la AEAT y que cumpliera los requisitos
de autenticidad e integridad que se exigían.
Sin embargo, parece que los sistemas habilitados, aunque podríamos asegurar
que fue la etapa de expansión de la factura electrónica, sin embargo,
conllevaba un cierto componente técnico que impedía su utilización por pymes,
micropymes y autónomos, que era conocido y reconocido por la Unión Europea y
que había que salvar.
Una nueva Directiva 2010/45/UE, del Consejo, de 13 de julio de 2010 (LA LEY
15487/2010), modificó la anterior Directiva
2006/112/CE (LA LEY 11857/2006) que reguló hasta entonces la factura
electrónica en el ámbito de la Unión Europea, obligó a los Estados miembros a
modificar sus regulaciones en esta materia y, en España, la transposición de la
Directiva se materializó en el Real Decreto
1619/2012, de 30 de noviembre (LA LEY 20111/2012), que aprobó el
actual Reglamento que regula las obligaciones de facturación, el cual
estableció el mismo tratamiento a las facturas electrónicas y a las factura en
papel, de forma que ambas reflejen la verdadera naturaleza de las operaciones y
garanticen la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su
legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el período de
conservación.
Con la actual normativa, además de los tres sistemas anteriores que siguen
siendo válidos, introdujo un nuevo
supuesto de facturación mucho más sencillo y fácil de utilizar que podíamos decir que carece prácticamente del componente
técnico que precisan los sistemas anteriores. Este nuevo supuesto también debe
garantizar los requisitos mencionados, que pueden realizarse por cualquier
medio de prueba admitido en Derecho, citando expresamente "…en
particular mediante los controles
de gestión usuales de la
actividad empresarial del sujeto pasivo que permitan crear una pista de auditoría fiable que
establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o
prestación de servicios que la misma documenta".
Parece por tanto, que ya no es
necesario utilizar firma electrónica para que
las facturas en formato electrónico tengan la consideración de factura
electrónica, y por tanto, validez jurídica, y de esta manera una factura
generada en PDF y sin firma electrónica podría ser una factura electrónica. Sin
embargo nos encontramos con un segundo problema: ¿Qué entendemos por controles de gestión usuales y por pista de auditoría
fiable?
La respuesta a esta cuestión no llegó hasta el mes de marzo de 2014, en el
que se publicó la consulta vinculante de la Dirección General de Tributos V0861-14 (LA LEY
920/2014), de 28 de marzo de 2014, que vino a aclarar estos
conceptos, lo que dio lugar a la posterior inclusión en el Informa de la AEAT de dos
nuevas consultas, la nº 134268, que de forma resumida aclaró el concepto de controles de
gestión, y la nº 134267, que hizo lo propio con el concepto de pista de auditoría
fiable.
De acuerdo con las consultas indicadas, podemos asegurar que para que una
factura emitida en formato electrónico y bajo el último supuesto comentado,
tenga la consideración de factura electrónica y por tanto validez a efectos
fiscales, ha de ajustarse a los siguientes considerandos:
Se entiende por controles de gestión usuales, los procesos llevados a cabo por la dirección y el resto del personal de
la empresa, destinado a proporcionar una seguridad razonable con respecto al
cumplimiento de objetivos en la efectividad y eficacia de las transacciones,
información contable fiable y cumplimiento de las obligaciones legales
aplicables.
En cuanto a la pista de auditoría, tiene tal consideración el registro, en papel o electrónico, que
proporcione, paso a paso, la historia documentada de una transacción que puede
validar o invalidar asientos contables. Dicha pista de auditoría debe incluir,
entre otros, la fuente de los registros, la relación de las transacciones
procesadas y la identificación de dichas transacciones de modo que puedan
relacionarse con el origen de las mismas.
Una pista de auditoría será de esta manera fiable si:
· • Es adecuada para su propósito, es decir,
si contiene información y documentos suficientes y adecuados.
· • La información es de calidad, esto es,
está basada en documentos que sean proporcionados por terceros, por la otra
parte interviniente en la transacción, o en los propios documentos siempre que
existan controles internos adecuados.
Para alcanzar este carácter de fiable, el vínculo que es establece entre
los justificantes y las operaciones procesadas debe poder seguirse con
facilidad (es decir, debe disponer de suficientes detalles para vincular los
documentos), atenerse a los procedimientos definidos, y reflejar los procesos
que realmente han ocurrido.
Entre los documentos a examinar se encuentran: contratos de compra y de
venta, órdenes de compra y venta, notas de entrega, facturas, pagos y recibos,
extractos de cuenta bancarios, documentos del destinatario o proveedor de los
bienes o prestador de los servicios (documentos de la contraparte), etc.
Como se desprende de lo expuesto, ya no es necesario utilizar la firma
electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del
contenido, aunque, para mí, sigue siendo la mejor forma de garantizar estos
requisitos, por muy técnica que sea su utilización ya que me ofrece todas las
garantías jurídicas, y además, porque el nuevo sistema expuesto no deja de ser
algo discrecional, aunque en muchos supuestos, como por ejemplo, las empresas
que utilicen un ERP, probablemente cumplan con lo expuesto y todo quede
garantizado.
Por ello puede utilizar como solución y de forma gratuita el programa de la
administración que pone a disposición de cualquier usuario o administrado para
firma digital (valide) que se puede descargar de la siguiente dirección: https://valide.redsara.es/valide/firmar/ejecutar.html
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